La importancia de contar con un Channel Manager y un PMS integrados, por AvaiBook by idealista

Muchos propietarios y gestores de alojamiento vacacional se enfrentan al gran reto de automatizar sus tareas/procesos en su día a día.

Esto puede resultar muy costoso, especialmente si no disponen de los recursos necesarios para gestionar integralmente su negocio. Afortunadamente, existen soluciones pensadas para centralizar en una única plataforma todos los quebraderos de cabeza. Estamos hablando de los software de gestión vacacional, como puede ser AvaiBook by idealista.

Estos softwares (también conocidos como Saas) son soluciones en la nube que se encargan principalmente de gestionar las reservas y sincronizar los calendarios de un alojamiento en todas las plataformas (canales) en las que dicho alojamiento se esté anunciando, desde las OTAs (Booking.com, Airbnb, Vrbo, Expedia, Rentalia) hasta, por ejemplo el motor de reservas de su página web propia .

¿Cómo son capaces de prestar estos servicios tan valiosos?

La gestión de las reservas la llevan a cabo desde su herramienta PMS (Property Manager Sistem) o más conocido como sistema de gestión de reservas. El PMS será crucial a la hora de automatizar todas las tareas necesarias una vez recibimos una reserva en alguno de nuestros alojamientos. Por ejemplo: enviar una comunicación de bienvenida al viajero, facilitarle la realización del check-in online previo a su llegada, enviar el registro/parte de viajeros a las autoridades, comunicarte con tus empleados de la limpieza para tener el alojamiento listo…

Por otro lado, la sincronización de los anuncios en todas las plataformas en los que se publican los alojamientos la realizan gracias a su herramienta Channel Manager (calendario único y centralizado). Con el Channel Manager, podemos estar seguros de que todos los anuncios y su disponibilidad están actualizados en tiempo real y que, por lo tanto, no se producirán los temidos overbooking. Es decir, que distintos viajeros nos reserven un mismo alojamiento para el mismo período. Evitando los overbooking, evitaremos generar una mala experiencia de reserva a los viajeros y también posibles costes de penalización que puedan imponernos las plataformas en las que ofrecemos nuestros alquileres.

A continuación, hablaremos de la importancia de que ambas herramientas estén integradas en un mismo sistema de gestión, centralizando toda nuestra gestión en una única plataforma y facilitándonos enormemente la vida.

¿Por qué es importante que tu Channel Manager esté integrado con tu PMS?

Al tener integradas ambas herramientas, gozaremos de grandes beneficios en la gestión de nuestros alojamientos. Podremos disponer de toda la información necesaria en un único sitio, evitando tener que realizar tareas repetitivas y tediosas. De esta forma, ahorraremos tiempo y trabajo monótono, y nos dedicaremos a lo que realmente importa: la atención directa a nuestros huéspedes, mejorando su satisfacción y consiguiendo fidelizarlos para que vuelvan a visitarnos de forma recurrente.

7 ventajas de contar con ambas herramientas en un sólo lugar:

• En primer lugar, gestionaremos de forma eficiente todos nuestros anuncios en los diferentes portales gracias a las conexiones XML/API que a día de hoy ofrecen algunas de estas soluciones como AvaiBook by idealista. ¿Qué conseguiremos con una conexión XML/API? Sincronizaremos de forma bidireccional en TIEMPO REAL con las principales OTAs (Booking.com, Airbnb, Vrbo, Expedia…) y nuestro motor de reservas.

• En segundo lugar, centralizaremos las reservas en un sólo calendario master, desde el que podremos gestionarlas ágilmente desde ese mismo calendario con acciones rápidas como: ordenar las reservas por colores, ir a la ficha de la reserva para editar, crear facturas, gestionar el check-in/out…

• En tercero, podremos crear los anuncios desde el PMS hacia los diferentes portales en muy pocos clics gracias a lo que conocemos como Gestor de Contenidos. No sólo seremos capaces de sincronizar la disponibilidad real del alojamiento, sino otros muchos aspectos como las imágenes, las descripciones, los amenities… Los definiremos una única vez en el PMS y gracias a su conexión con el Channel Manager y las distintas plataformas, estos se actualizarán automáticamente, evitándonos tener que rellenarlos en cada anuncio de cada portal en el que visibilizamos nuestros alojamientos.

• En cuarto, automatizaremos múltiples tareas de gestión de las reservas: check-in/check-out remoto, limpieza y mantenimiento del alojamiento, envío de emails o whatsapps automáticos a los huéspedes, dar acceso a nuestros empleados y propietarios para que puedan organizarse correctamente, etc…

• En quinto, generaremos estadísticas y reporting que nos ayudan a identificar métricas claves (KPIs) para definir nuestra estrategia de marketing. Podremos exportar documentos que nos resuman, por ejemplo: cuáles son los portales o canales que más reservas nos traen, cuál es la duración promedio de nuestras reservas, en qué épocas del año nos reservan más, cuánto porcentaje nos comisionan las OTAs por reserva, etc…

• En sexto, definiremos nuestras tarifas diarias y nuestra política de precios por temporada. Visualizaremos el precio que fijamos para cada alojamiento/día de un sólo vistazo, siendo capaces de modificarlo rápidamente.

• Por último, conseguiremos obtener los datos de los viajeros, unificarlos y tratarlos a modo CRM para definir campañas futuras vía email marketing, SMS, Whatsapp, buscando fidelizarlos y que repitan su estancia en nuestros alojamientos. Incluso pedirles que nos recomienden a amigos y familiares, o que nos dejen una reseña positiva en google.

En resumen, a día de hoy, contar con un buen Channel Manager y PMS conectados es clave si queremos optimizar nuestro trabajo y escalar nuestro negocio. Sólo de este modo conseguiremos profesionalizar nuestra gestión y crecer, obteniendo reservas de más calidad y con un mayor retorno de la inversión.